INFORMACJE OGÓLNE
Celem szkolenia jest teoretyczne i praktyczne przygotowanie do wykonywania zawodu archiwisty zakładowego, lub referenta kancelaryjnego, program realizowany jest głównie w oparciu o zajęcia praktyczne przeprowadzone w archiwach państwowych i wybranych archiwach zakładowych.
Szkolenie zakończone będzie egzaminem i wydaniem zaświadczeń.
Program Szkolenia
Archiwista I stopnia
1. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowania dokumentacji aktowej z komórek organizacyjnych
2. Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwizowanej tj. spisów:
3. zdawczo-odbiorczych,
4. dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
5. dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do przekazania do Archiwum Państwowego,
6. kart udostępnień dokumentacji
7. Zasady i sposób porządkowania zalegającej, nie uporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwum zakładowym lub składnicy akt w rozbiciu na zespoły archiwalne (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt), BE i B , opisywanie teczek, znakowanie dokumentacji).
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej- sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
9. powołanie komisji ds. brakowania,
10. przygotowanie stosownej dokumentacji do właściwego miejscowo Archiwum w celu uzyskania zezwolenia na brakowanie,
11. procedury postępowania w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na brakowanie,
12. postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej( podstawa prawna).
Archiwista II stopnia
1.Organizacja pracy kancelaryjnej
- informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
- organizacja pracy kancelaryjnej- charakterystyka systemów kancelaryjnych
- podstawy prawne funkcjonowania kancelarii- instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
- zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych- kształtowanie narastającego
- zasobu archiwalnego
- specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji
- administracja rządowa:
- administracja samorządowa
- urzędy stanu cywilnego
- sądy i prokuratura
- banki
- biura projektowe
- szkoły
- przedsiębiorstwa
- partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
-
- miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki
- przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
- dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych
2. Zasady ogólne klasyfikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
- przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
- podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
- rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych
3. Wewnętrzne porządkowanie materiałów archiwalnych:
- dokumentacja współczesna, jej rodzaje i podział
- dokumentacja aktowa i zasady jej opracowania
- dokumentacja techniczna i zasady jej opracowania
- dokumentacja geodezyjno-kartograficzna i zasady jej opracowania
- dokumentacja fotograficzna i zasady jej opracowania
- dokumentacja filmowa i zasady jej opracowania
- dokumentacja elektroniczna
4. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym
- podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym
- rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym
- etapy porządkowania dokumentacji
- wydzielanie materiałów kategorii B
- segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii Bsegregacja i systematyzacja akt kategorii A
- znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej
5. Archiwum zakładowe – składnica akt
- cele, zadania i personel archiwum zakładowego
- lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
- zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego
- gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym
6. Dokumentacja archiwum zakładowego- inwentaryzacja dokumentacji
- spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji
- wykazy spisów zdawczo-odbiorczych
- karty udostępniania dokumentacji
- protokóły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
- dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
- protokóły brakowania
- zezwolenia archiwum państwowego na brakowanie
- spisy teczek założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
- inwentarz kartkowy
- inne pomoce inwentaryzacyjne
7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
- metody brakowania dokumentacji
- brakowanie w zasobie uporządkowanym
- brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
- zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
- komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
- sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji
- ekspertyzy archiwalne
- likwidacja dokumentacji
8. Profilaktyka oraz konserwacja dokumentacji
- wpływ temperatury i wilgoci na dokumentację- pomiar temperatury i wilgotności
- zabezpieczenie materiałów przed mechanicznym zniszczeniem
- konserwacja akt
- zalanie i zmoczenie dokumentacji
9. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego
- przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
- sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego
- organizacja przekazywania
- stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
- dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
- opracowanie notatki wstępnej
10. Informatyka w archiwum zakładowym
- ewidencja dokumentacji
- wyszukiwanie dokumentacji
- udostępnianie dokumentacji
- wydzielanie dokumentacji
11. Prawna ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
- cel ochrony prawnej
- omówienie podstawowych aktów prawnych dotyczących ochrony dokumentacji
- przepisy odnoszące się do udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
- przepisy dotyczące wypożyczania dokumentacji poza lokal archiwum zakładowego
Prowadzący: ukończył studia podyplomowe na Wydziale Prawa Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie z zakresu bezpieczeństwa informacji w administracji i biznesie. Posiada ponad 10-cio letnie doświadczenie w kierowaniu archiwami (w latach 2017-2020 naczelnik Głównego Archiwum Policji KGP w Warszawie). Przez 7 lat pełnił funkcję pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych oraz administratora bezpieczeństwa informacji w Szkole Policji w Pile. Prowadzi szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych, postępowania z dokumentacją oraz kursy archiwalne. Autor publikacji poświęconych bezpieczeństwu informacji niejawnych, ochronie danych osobowych i funkcjonowania archiwów wyodrębnionych.
